hub.brussels > Algemene deelnamevoorwaarden die van toepassing zijn op de buitenlandse handelsmissies en contactdagen

Algemene deelnamevoorwaarden die van toepassing zijn op de buitenlandse handelsmissies en contactdagen

georganiseerd door het Brussels Agentschap voor de ondersteuning van het bedrijfsleven

(naast de bijzondere voorwaarden)

Het Brussels Agentschap voor de ondersteuning van het bedrijfsleven (hierna “hub.brussels”), naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel Charleroisesteenweg 110 te 1060 Brussel, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0678.485.603, handelend onder de handelsnaam hub.brussels, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevr. Isabelle Grippa, Directeur-generaal, en mevr. Annelore Isaac, Adjunct Directeur-generaal.

Artikel 1: Definitie

  • Onder “Brusselse onderneming” verstaan we een onderneming die een vestiging heeft in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (postcode 1000 tot 1210). Deze onderneming heeft een commercieel doel en beschikt over een Belgisch ondernemingsnummer.
  • We verstaan onder “niet-Brusselse onderneming” de ondernemingen die geen vestiging hebben op het grondgebied met postcode 1000 tot 1210 maar die op zijn minst elders in België of in het Groothertogdom Luxemburg een vestiging hebben.
  • We verstaan onder “missie” de organisatie door hub.brussel van een buitenlandse handelsmissie. Deze missie verenigt de ingeschreven ondernemingen waarvoor in het gastland acties en afspraken met potentiële klanten georganiseerd worden.
  • We verstaan onder “contactdag” de organisatie in het buitenland van een dag gewijd aan ontmoetingen tussen Brusselse ondernemingen en buitenlandse potentiële klanten door hub.brussel. In deze algemene voorwaarden zullen we zowel de missie als de contactdag aanduiden met de term “missie”.
  • We verstaan onder “aanvraag tot deelname” het online formulier dat overgemaakt is door de onderneming die aan de missie wenst deel te nemen. In dit formulier zal de vragende onderneming de bijzondere voorwaarden en de algemene deelnemingsvoorwaarden van deze missie aanvaarden.
  • Onder “inschrijving” verstaan we de bevestiging van de deelname van de onderneming aan de missie. Het is immers mogelijk dat hub.brussel om materiële redenen niet alle vragende ondernemingen kan ontvangen.
  • Met “ongepast gedrag” bedoelt men gedrag dat de ernst van een economische missie in gevaar zou kunnen brengen, door buitensporig gedrag of heftige woordenwisselingen. Ingeschrevenen die niet komen opdagen op de afspraken die voor hen georganiseerd werden, vertonen ongepast en schadelijk gedrag. De annulering van een inschrijving binnen de maand die voorafgaat aan het evenement zonder dat er sprake is van een geval van overmacht wordt ook als ongepast gedrag beschouwd.

 

Artikel 2: Voorwaarden om in aanmerking te komen

Aan de buitenlandse handelsmissies en contactdagen die hub.brussel organiseert, kunnen Brusselse ondernemingen deelnemen die zich op internationaal vlak willen ontwikkelen en die cumulatief aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • in Brussel of in België een activiteit uitoefenen die de productie van goederen of diensten betreft en/of een belangrijke activiteit voor de Brusselse economie uitoefenen (inclusief de toeristische sector)
  • producten/diensten van Brusselse of Belgische oorsprong aanbieden, m.a.w. producten of diensten die een aanzienlijke waarde scheppen voor Brussel of België.

De onderneming belooft nauwgezet aan deze twee voorwaarden te voldoen.

Commerciële tussenpersonen zijn toegelaten op voorwaarde dat ze een schriftelijke volmacht van de Brusselse onderneming kunnen voorleggen en voor zover het enkel producten of diensten betreft die voldoen aan de definitie hierboven.

Brusselse ondernemingen krijgen voorrang voor deelname.

Alle andere Belgische of Luxemburgse ondernemingen kunnen deelnemen eventueel tegen betaling van de kostprijs en aan de voorwaarden die in onderstaande artikelen beschreven staan, voor zover het een exclusieve actie van hub.brussel betreft.

 

Artikel 3: Deelnemingsmodaliteiten en inschrijving

3.1. Algemene principes:

Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen de aanvraag tot deelname en de inschrijving voor de handelsmissie of de contactdag (cf. art. 1).

De “aanvraag tot deelneming” leidt immers niet automatisch tot de “inschrijving” voor de handelsmissie of de contactdag.

Ze verplicht de onderneming echter wel tot deelname aan het evenement zodra de inschrijving bevestigd is door hub.brussel.

 

3.2. Aanvraag tot deelname:

3.2.1. Vorm en termijnen van de aanvraag tot deelname

De “aanvraag tot deelname” gebeurt via het formulier dat hub.brussel ter beschikking stelt van de ondernemingen. Dit formulier moet ingevuld, gedateerd en ondertekend worden door de onderneming die wil deelnemen aan de missie of aan de contactdag. Om in aanmerking te komen moet de “aanvraag tot deelname” binnen de termijn die op het formulier vermeld staat teruggestuurd worden.

3.2.2. Registratie van de aanvragen tot deelname

De aanvragen tot deelname worden gevalideerd in de volgorde van ontvangst. Als er echter slechts een beperkt aantal ondernemingen aanvaard kan worden, krijgen Brusselse ondernemingen voorrang.

hub.brussel behoudt zich het recht voor om het evenement te herkwalificeren als individuele missie of te annuleren als het aantal deelnemende ondernemingen ontoereikend is.

 

3.3. Inschrijving

3.3.1. Basisvoorwaarden

De inschrijving is gebonden aan de controle door hub.brussel of de onderneming in aanmerking komt voor de missie:

  • het kandidaat voldoet aan de voorwaarden aangeduid in artikel 1
  • het kandidaat vertoont geen schulden tegenover hub.brussels.

3.3.2. Effectieve inschrijving

De inschrijving wordt effectief na schriftelijke bevestiging door hub.brussel.

 

3.4. Inschrijvingsgeld

3.4.1. Inschrijvingsgeld te betalen aan hub.brussel:

De onderneming is verplicht inschrijvingsgeld te betalen aan hub.brussel, ten belope van het bedrag dat vermeld staat in de aanvraag tot deelname.

Zodra het inschrijvingsgeld betaald is, kan het niet meer teruggevorderd worden (ongeacht de artikelen 3.4.1.4. en 3.4.1.5.) .

 

3.4.2. Dit inschrijvingsgeld dekt:

  • de algemene kosten van de voorbereiding en de organisatie van de missie of de contactdag
  • het begeleidende personeel van hub.brussel ter plaatse en/of het personeel dat hiervoor ter plaatse aangeworven wordt (bijvoorbeeld onthaalmedewerker) door hub.brussel
  • desgevallend, de opmaak en de verspreiding (volgens de modaliteiten die door Brussels Invest & Export bepaald worden) van de presentatiebrochure van de missie)

 

3.4.3. Het inschrijvingsgeld moet betaald worden binnen de 30 dagen nadat de onderneming de schuldvordering van hub.brussel ontvangen heeft

 

3.4.4. Bij niet-betaling behoudt hub.brussel zich het recht om de onderneming uit te sluiten van deelname aan het betrokken evenement, alsook aan andere evenementen van hub.brussel.

 

3.4.5. Behalve bij terugtrekking vanwege een geval van overmacht kan een ingeschreven onderneming haar inschrijvingsgeld niet terugeisen.

 

 

3.4.6. De onderneming kan de terugbetaling van haar inschrijvingsgeld uitsluitend eisen als:

  • brussel eigenhandig zou beslissen om de missie af te lassen
  • slechts een beperkt aantal ondernemingen ontvangen zou kunnen worden (cf. artikel 3.2.2)

 

Artikel 4: Verplichtingen van de partijen

4.1. Algemene verplichtingen van hub.brussel en gewaarborgde diensten

hub.brussel verbindt zich ertoe om:

  • de handelsmissie (of contactdag) voor te bereiden en te organiseren;
  • zijn netwerk van economische en handelsattachés ter beschikking te stellen voor het opstellen van de afsprakenplanning;
  • te zorgen voor begeleiding door het personeel van hub.brussel dat ter plaatse aanwezig is.

4.2. Verplichtingen van de ingeschreven onderneming

De ingeschreven onderneming verbindt zich ertoe om:

  • een vertegenwoordiger te sturen die tijdens de volledige duur van het evenement ter plaatse blijft;
  • het vervoer van haar promotiemateriaal te organiseren en te betalen
  • de reis en het verblijf van haar vertegenwoordiger ter plaatse te organiseren en te betalen alsook de huur van specifiek standtmateriaal
  • alle administratieve, wettelijke, medische procedures die noodzakelijk zijn voor de reis de vertegenwoordigen moeten door het bedrijf worden vervuld inclusieve de visa aanvragen en vaccinatie attesten waar deze verplicht zijn.

Als de onderneming zich terugtrekt om redenen niet buiten haar wil, behoudt hub.brussel zich het recht voor om van de betrokken onderneming een forfaitair bedrag van 1000 euro te eisen.

In ieder geval zal hub.brussel ook van de onderneming die zich terugtrekt eisen dat ze alle kosten die voor haar terugtrekking gemaakt werden, betaalt.

4.3. Verzekeringen

De onderneming moet gedurende de volledige duur van de missie (of contactdag) een verzekeringspolis hebben en behouden, die zowel haar aansprakelijkheid voor haar vertegenwoordigers en beambten bij een arbeidsongeval dekt als haar algemene aansprakelijkheid voor alle materiële of immateriële schade aan derden die opgelopen werd op de locatie of naar aanleiding van de missie (of contactdag), ongeacht de aard ervan of het eraan verbonden bedrag. Ze zal hiervan een bewijs moeten kunnen voorleggen op eenvoudig verzoek van hub.brussel.

 

Artikel 5: Aansprakelijkheid

5.1. De ingeschreven onderneming ziet af van elk beroep tegen hub.brussel ingeval de missie gedeeltelijk of volledig afgelast, uitgesteld of onderbroken zou worden ten gevolge van een beslissing van de organisatoren, van te weinig deelnemende ondernemingen of van om het even welk geval van overmacht. De vervoers- en verblijfskosten van de ingeschrevene worden niet terugbetaald.

5.2. De ondernemingen worden geacht te hebben nagegaan dat het niet verboden is de producten of diensten die ze willen promoten in te voeren in het land waar de beurs plaatsvindt. hub.brussel kan niet aansprakelijk gehouden worden voor problemen die een ingeschreven onderneming op dit vlak ondervindt.

5.3. De hulp die de diensten of buitenlandse handelskantoren van hub.brussel verschaffen bij het zoeken naar informatie over potentiële afzetmarkten voor de gepromote producten of diensten biedt geen enkele garantie op een reële uitvoermogelijkheid.

5.4. De verpakking, het vervoer heen en terug, de inklaring, de bewaring en de verzekering van de tentoonstellingsgoederen zijn voor rekening van elke onderneming voor zover hub.brussel niet expliciet andere regelingen bevestigt.

5.5. Wanneer hub.brussel exclusiviteit verleent aan een dienstverlener of een groep dienstverleners voor verzendings-, verzekerings-, verbindingsactiviteiten, enz. ontstaat er geen enkele contractuele band tussen die dienstverlener en de onderneming. Als de onderneming een beroep wil doen op de diensten van die dienstverlener, moeten deze twee partijen een specifiek contract sluiten. hub.brussel zal in elk geval niet bij dit contract betrokken zijn.

5.6. hub.brussel is enkel aansprakelijk voor eigen ernstige fouten en voor die van zijn beambten m.b.t. de risico’s die zich kunnen voordoen op de locatie of in het kader van de missie. hub.brussel kan niet aansprakelijk gesteld worden in geval van ongeval, diefstal (materiaal van de onderneming of persoonlijke bezittingen van haar vertegenwoordigers of tentoongestelde producten) of schade (inclusief schade in geval van natuurramp of van oorlogs- of terroristische daad) berokkend aan personen (vertegenwoordigers van de onderneming of derden) tijdens het vervoer of het verblijf. In dit kader neemt de onderneming zelf de verantwoordelijkheid om deze risico’s te dekken door middel van daartoe strekkende verzekeringen zoals een “reisbijstandsverzekering” of “nagel-tot-nagelverzekering”.

5.7. hub.brussel kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de daden van de vertegenwoordigers of beambten van de onderneming. Laatstgenoemde verbindt zich ertoe de burgerlijke aansprakelijkheid van haar vertegenwoordigers en beambten bij de uitoefening van hun taken tijdens de missie te dekken door middel van een verzekering en ontheft hub.brussel volledig van deze verantwoordelijkheid.

5.8 hub.brussel kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de ongespaste gedragen van de vertegenwoordigers of beambten van de onderneming die door hun gedrag de veiligheid van de zending in het gedrang zou brengen of die een gedrag zou vertonen dat onverenigbaar is met de wette, gewoonten en plaatselijke gebruiken. 

5.9 De deelnemer verbindt zich ertoe vóór de inschrijving en het vertrek kennis te nemen van de reisadviezen van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken http://diplomatie.belgium.be/nl/ en die aanbevelingen op te volgen.

Indien hij het nodig vindt zal de deelnemer zich inschrijven op  https://travellersonline.diplomatie.be, website van de van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken .

5.10 De deelnemer zal eveneens verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van zijn instrumenten en informatica-uitwisselingen.

5.11. hub.brussels behoudt zich het recht voor om maatregelen te nemen zou het gedrag van de vertegenwoordigers van het bedrijf de veiligheid en / of de goede organisatie van de missie ondermijnen.

 

Artikel 6: Diverse bepalingen

6.1. De onderneming verbindt zich ertoe de wetten en verordeningen van het land waar de missie (of contactdag) plaatsvindt, alsook de voorschriften die hub.brussel opstelde in het kader van de organisatie strikt na te leven.

6.2. In het algemene belang van de goede organisatie van de missie (of contactdag) verbindt de onderneming zich ertoe actief mee te werken door een afgevaardigde te sturen naar de voorbereidende vergaderingen waarvoor ze uitgenodigd wordt. Als ze dit niet doet, wordt de onderneming geacht zonder voorbehoud in te stemmen met de genomen beslissingen of alle nodige maatregelen getroffen te hebben voor de bescherming van haar belangen.

6.3. Om hub.brussel in staat te stellen de doeltreffendheid van zijn evenement zo goed mogelijk te evalueren, verbindt de onderneming zich ertoe het evaluatieformulier dat ze van hub.brussel ontvangt onmiddellijk na ontvangst ervan in te vullen en terug te sturen.

 

Artikel 7: Klachten en geschillen

7.1. Een klacht betreffende de organisatie van de missie (of contactdag) is slechts ontvankelijk als ze binnen de 24 uur na het voorval schriftelijk aan hub.brussel of aan zijn afgevaardigde in het buitenland gemeld wordt. De postdatum, de verzendingsdatum van de fax of het ontvangstbewijs afgeleverd door de afgevaardigde van hub.brussel zullen naargelang het geval dienen als bewijs.

7.2. Elke klacht of geschil zal het voorwerp vormen van een procedure van minnelijke schikking tussen de daartoe bevoegde verantwoordelijken van de onderneming en hub.brussel. Als deze partijen er niet in slagen tot een akkoord te komen, zijn enkel de Brusselse rechtbanken bevoegd.

 

Artikel 8: Toepasbare wetgeving

Deze algemene voorwaarden worden geregeld door de Belgische wet.

 

Raadpleeg de agenda

12/04/21 16/04/21

Virtuele stand op de beurs van Hannover

Volgeboekt. - Inschrijvingen zijn gesloten. Organisatie: hub.brussels

Neem deel aan onze virtuele stand op de Hannover Messe!

Duitsland
Lees verder
22/04/21

Export Talks #18: Juridische risico’s

Organisatie: hub.brussels

Leer meer over de juridische risico's van uw internationale activiteiten tijdens deze online sessie.

België
Brussel
Lees verder
27/04/21

Infosessie (II): Erasmus for Young Entrepreneurs

Organisatie: hub.brussels

Bereid je voor op een ondernemersuitwisseling in het buitenland tijdens deze tweede online-infosessie.

België
Brussel
Lees verder
29/04/21

Export Talk #19: welke contracten worden internationaal het meeste gebruikt?

Organisatie: hub.brussels

Maak tijdens deze online sessie een rondleiding langs de meest voorkomende contracten in de internationale handel.

België
Brussel
Lees verder