hub.brussels Jobs International Projects Support & Data Officer
International Projects Support & Data Officer

International Projects Support & Data Officer

hub.brussels is op zoek naar een International Projects Support & Data Officer voor een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur met een zo snel mogelijke indiensttreding.

De onderneming

hub.brussels is het Brussels Agentschap voor de Ondersteuning van het Bedrijfsleven.

Het ondersteunt en promoot de ontwikkeling en internationalisering van de Brusselse ondernemingen en handelszaken en tracht in dit kader buitenlandse investeringen in Brussel aan te trekken.

hub.brussels biedt begeleiding op maat, gratis tools en erkende expertise die de autonomie van ondernemers versterken, hun beslissingen vergemakkelijken, en hun kennis en hun netwerken ontwikkelen waardoor ze vertrouwen winnen en kunnen gedijen om succesvol te ondernemen in Brussel en ver daarbuiten.

hub.brussels heeft als ambitie om van Brussel de economisch meest aantrekkelijke en aangename Europese stad te maken om slim te ondernemen en activiteiten te ontwikkelen.

hub.brussels, dat zijn meer dan 300 attente, behulpzame en enthousiaste medewerkers en de belofte om de meest innovatieve en gedurfde projecten te begeleiden, aan te moedigen en vooruit te helpen.

hub.brussels staat open voor diversiteit en discrimineert op geen enkele manier die zou kunnen leiden tot een andere behandeling van een sollicitatie op basis van subjectieve criteria die geen rechtstreeks verband houden met de vereiste vaardigheden of gewenste ervaring voor de functie.

Algemene functiebeschrijving

De functie van International Projects Support & Data Officer valt onder het departement “Begeleiding van de Internationalisering” en meer in het bijzonder van de Business Unit (BU) Export.

Haar missie bestaat erin Brusselse exporteurs te ondersteunen bij hun specifieke projecten en de globale Brusselse export te helpen ontwikkelen.

De internationalisering van een onderneming is namelijk een motor voor groei en innovatie, niet alleen voor de onderneming, maar ook voor het gewest waar ze is gevestigd (toegevoegde waarde, werkgelegenheid). Dat is des te meer het geval in een klein land als België, waar de binnenlandse markt snel verzadigd raakt.

De BU Export bestaat uit:

  • 8 Area Managers die verantwoordelijk zijn voor de bevordering van de export in verschillende delen van de wereld,
  • 3 Account Managers die ondernemingen met beperkte internationale ervaring begeleiden bij hun eerste stappen in de export,
  • 4 International Projects Assistants die de uitvoering van de projecten van de BU Export ondersteunen.

De International Projects Support & Data Officer ondersteunt de Head of van deze BU en de Area Managers of Account Managers aan wiens projecten hij/zij meewerkt voor de opsporing van en communicatie voor handelsopportuniteiten in het buitenland, om Brusselse ondernemingen te adviseren in hun internationale handelsstrategie en acties te organiseren om de Brusselse export te promoten (economische missies, collectieve stands op internationale beurzen, seminars, uitnodigingen aan kopers …).

Opdrachten 

De missie van de  International Projects Support & Communication Officer is tweeledig:

Zij/hij ondersteunt de Area Managers of Account Managers voor het beheer van de operationele, logistieke, financiële en administratieve aspecten van een twintigtal economische missies, uitnodigingen van buitenlandse inkopers naar Brussel of thematische seminars en webinars per jaar (ongeveer 60% van de VTE).

De concrete taken voor de International Projects Support zijn:

  • vergaderingen voor de organisatie van de projecten organiseren, eraan deelnemen, en de verslagen opstellen;
  • e-mailingcampagnes lanceren en prospects opbellen;
  • offertes aanvragen voor vervoer, catering, accommodatie …;
  • bestellingen plaatsen volgens de procedures van een overheidsinstelling;
  • deelnemen aan acties om klanten te verwelkomen en de operationele aspecten te verzekeren;
  • mee waken over de handhaving van de budgetten, leveranciers betalen en klanten factureren.

Hij/zij zal ongeveer 3 keer per jaar voor ongeveer 1 week naar het buitenland moeten reizen.

De Communication Officer  besteedt in nauwe samenwerking met de Head of van de BU ongeveer 40% van de VTE aan:

  • de kwaliteit verzekeren van bedrijfs- en aandelencoderingen in het CRM-systeem van hub.brussels;
  • ervoor zorgen dat de gegevens worden bijgewerkt;
  • de query’s beheren die nodig zijn voor e-mailcampagnes, kwaliteitsenquêtes en rapportering over BU-activiteiten;
  • bijdragen aan de ontwikkeling van een klanten-extranet en de configuratie van de CRM-tool.

Gezien de omvang van de activiteiten en de noodzakelijke reizen voor de functie, moet de International Projects Support & Data Officer flexibele uren kunnen werken.

Generieke competenties

  • De principes en waarden van het Agentschap helpen opstellen en ze toepassen.
  • Kennis en vaardigheden rond de uitvoering van zijn/haar taken overbrengen, collega’s bijstaan in de uitvoering van de taken, en een aanspreekpunt voor hen zijn.
  • Bijdragen aan de ontwikkeling en instandhouding van een goede werksfeer, steunend op wederzijds respect en samenwerking.
  • Prioriteiten stellen en zijn/haar werk organiseren, rekening houdend met de instructies en de uitvoeringstermijnen.
  • Bijdragen aan de goede werking van het Agentschap door kwalitatieve prestaties en een intensieve samenwerking.
  • De administratieve ondersteuning en logistiek van de dienst verzekeren.
  • Nota’s, rapporten, verslagen en notulen over de voortgang van lopende projecten en processen opstellen en voorleggen.
  • Verbeteringsvoorstellen voor het werk formuleren.
  • Eventuele problemen in verband met de uitvoering van zijn/haar werk identificeren, meedelen en oplossingen voorstellen.
  • Actief deelnemen aan cocreatie-initiatieven.
  • Zowel kwalitatief als kwantitatief een bijdrage leveren aan de resultaten van het Agentschap.
  • De werkprocessen en procedures van het Agentschap naleven en helpen opstellen.
  • Aandacht hebben voor kostenbeheersing in de verschillende fasen van het proces/project in de geest van het beheer van openbare gelden als een goede huisvader.
  • De voorschriften inzake welzijn op het werk naleven.
  • De bestuursregels van het Agentschap (beheersinstrumenten, procedures enz.) in acht nemen.

Vereist profiel

(verplichte criteria in het vet)

  • Bachelordiploma in een economische, commerciële of juridische richting, of in een communicatie-, management- of informaticarichting.
  • Voor een buitenlands diploma moet u een gelijkwaardigheidsattest voorleggen dat erkend is door een van de gemeenschappen van de Belgische staat.
  • Ten minste 2 jaar beroepservaring in een project- of verkoopondersteunende functie.
  • Goede taalkennis:
  • Nederlands niveau B2 of moedertaal
  • Frans niveau B2 of moedertaal
  • Engels niveau B1
  • Elke bijkomende taal is een pluspunt
  • Interesse in IT-toepassingen en databasebeheer.
  • Interesse in internationale handel en de ontwikkeling van kmo’s.
  • Proactief, ondernemend, flexibel, oplossings- en resultaatgericht, en aan meerdere projecten tegelijk kunnen werken.
  • Goede stressbestendigheid en een zin voor organisatie.
  • Houden van contact met klanten en teamwerk.
  • Een eerste ervaring in de organisatie van commerciële evenementen.

Ons aanbod

  • Een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.
  • Een verloning volgens de BAOB-barema’s van graad B101.
  • Aantrekkelijke extralegale voordelen (maaltijdcheques, 35 vakantiedagen, taalpremie, hospitalisatieverzekering enz.).
  • Een rijke en gevarieerde werkomgeving.
  • Een aangename en gemakkelijk bereikbare werkplek.

 

Geïnteresseerd?

Om te solliciteren moet u voldoen aan de verplichte profielvoorwaarden (in het vet aangeduid onder de titel “Vereist profiel”).

Stuur uw cv en motivatiebrief via onderstaand formulier hieronder. Solliciteren kan tot 04/10/2021 om 14 uur. Laattijdige kandidaturen of kandidaturen die op een andere manier worden ingediend, komen niet in aanmerking voor de selectieprocedure.

Sollicitatieformulier

Om technische problemen te vermijden bij het uploaden van uw bestanden:

  1. Alle bestanden moeten in pdf-formaat zijn.
  2. De bestanden mogen niet groter zijn dan 16 MB.
  3. De naam van de bestanden mag geen accenten, spaties of speciale tekens bevatten.

Wij hechten het grootste belang aan de vertrouwelijkheid en veiligheid van je persoonlijke gegevens. Het beleid van hub.brussels omtrent gegevensbescherming beschrijft op gedetailleerde manier hoe wij je data behandelen, en wat jouw rechten hieromtrent zijn.

Adviseur Europese Programma’s

Go to

Attaché Coördinatie van de Begeleiding een Partnerschappen

bepaalde duur, voltijds
Brussel
Go to

Adviseur Stedenbouw en Milieu

Onbepaalde duur, voltijds
Brussel
Go to

International Projects Support & Data Officer

Onbepaalde duur, voltijds
Brussel
Go to