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International Projects Support & Data Officer

International Projects Support & Data Officer

hub.brussels est à la recherche d’un.e International Projects Support & Data Officer, pour un contrat à durée indéterminée, à temps plein avec un démarrage dès que possible.

L’entreprise

hub.brussels est l’Agence bruxelloise pour l’Accompagnement de l’Entreprise.

Elle accompagne et veille au développement des entreprises bruxelloises, à leur internationalisation et à l’attraction d’investissements étrangers à Bruxelles.

hub.brussels offre un accompagnement sur mesure, des outils gratuits, une expertise reconnue pour renforcer l’autonomie des entrepreneurs, leur permettre de faciliter leurs décisions, élargir leurs connaissances et leur réseau, gagner en confiance et en excellence, pour réussir à Bruxelles et au-delà.

hub.brussels a l’ambition de faire de Bruxelles le territoire européen le plus attractif et agréable pour entreprendre et développer intelligemment son activité.

hub.brussels, ce sont surtout plus de 300 collaborateurs attentifs, dévoués et passionnés et une promesse d’accompagner, d’encourager et de propulser les projets les plus innovants et audacieux…

hub.brussels est ouverte à la diversité et ne pratique aucune forme de discrimination qui induirait le traitement différencié d’une candidature sur base de critères subjectifs n’ayant pas de rapport direct avec les compétences requises ou l’expérience recherchée pour occuper le poste.

Description générale de la fonction

La fonction d’International Projects Support & Data Officer se trouve au sein du Département « Accompagnement à l’Internationalisation » dans la Business Unit (BU) Export.

Celle-ci a comme mission d’accompagner les exportateurs bruxellois dans leurs projets spécifiques et de développer les exportations bruxelloises en général.

L’internationalisation d’une entreprise est en effet vecteur de croissance et d’innovation, non seulement pour l’entreprise, mais aussi pour la Région où elle est établie (valeur ajoutée, croissance d’emploi). C’est d’autant plus le cas dans un petit pays comme la Belgique où on arrive vite à saturation dans le marché domestique.

Au complet, la BU export est structurée autour de :

  • 8 Area Managers responsables de la promotion des exportations dans différentes parties du monde,
  • 3 Account Managers qui accompagnent les entreprises ayant peu d’expériences internationales dans leurs premiers pas à l’export,
  • 4 International Projects Assistants qui soutiennent la réalisation des projets de la BU export.

L’International Projects Support & Data Officer rapporte au Head of de cette BU et aux Area Managers ou Account Managers dont elle/il supporte les projets, nommément détecter et communiquer des opportunités commerciales à l’étranger, conseiller les entreprises bruxelloises dans leur stratégie commerciale à l’international, organiser des actions de promotion des exportations bruxelloises (missions économiques, stands collectifs aux foires internationales, séminaires, invitations d’acheteurs,…).

Missions  

La mission de l’International Projects Support & Communication Officer est double :

Elle/Il travaille en soutien des Area Managers ou Account Managers pour conduire la partie opérationnelle, logistique, financière et administrative d’une vingtaine de missions économiques, invitations d’acheteurs étrangers à Bruxelles ou encore séminaires et webinars thématiques par an (environ 60% ETP).

Concrètement l’International Projects Support :

  • Organise et participe aux réunions d’organisation des projets et en assure les compte-rendus,
  • Lance les campagnes d’E-mailing et relance téléphoniquement les prospects,
  • Demande des offre de prix pour transport, catering, logement,…,
  • Passe les commandes dans le cadre des procédures d’un organisme public,
  • Participe aux actions pour accueillir les clients et veiller aux aspects opérationnels,
  • Veille à la tenue des budgets, au payement des fournisseurs et à la facturation des clients.

Elle/Il sera amené.e à voyager à l’étranger de l’ordre d’environ 3 fois par an durant environ 1 semaine.

En binôme avec le Head of de la BU, le/la Communication Officer passe environ 40% ETP à :

  • Assurer la qualité des encodages des sociétés et des actions dans le CRM de hub.brussels,
  • Organiser la mise à jour des données,
  • Gérer les queries nécessaires aux campagnes mail, aux enquêtes de qualité et au reporting de l’activité de la BU,
  • Participer au développement d’un extranet clients et au paramétrage de l’outil CRM.

Compte tenu du volume d’activités et des voyages nécessaires à la fonction, l’International  Projects Support & Data Officer devra pouvoir travailler suivant des horaires flexibles.

Compétences génériques

  • Mettre en œuvre et participer à l’élaboration des principes et valeurs de l’Agence.
  • Transmettre ses connaissances et compétences relatives à l’exécution de ses tâches, assister ses collègues pour l’exécution des tâches régulières et être une personne-ressource pour ceux-ci.
  • Participer à la création et l’entretien d’un environnement de travail convivial, coopératif et respectueux de l’autre.
  • Prioriser et organiser son travail en tenant compte des instructions et des délais.
  • Contribuer au bon fonctionnement de l’Agence par des prestations de qualité et un haut niveau de collaboration.
  • Assurer le support administratif et logistique du service.
  • Rédiger et présenter des notes, rapports, reporting ou comptes rendus sur l’avancement des projets/processus en cours.
  • Formuler des propositions d’amélioration du travail.
  • Identifier et signaler des problèmes éventuels liés à l’exécution de son travail et proposer des solutions.
  • Prendre une part active aux démarches de co-création.
  • Contribuer aux résultats tant quantitatifs que qualitatifs de l’Agence.
  • Respecter et participer à l’élaboration des processus de travail et des procédures de l’Agence.
  • Respecter les coûts aux différentes phases des processus/projets dans un esprit de bon usage de l’argent public.
  • Respecter les obligations en matière de bien-être au travail.
  • Respecter les règles de gouvernance (outils de gestion, procédures, …) de l’Agence.
  • Exemplarité et éthique.

Profil requis

(en gras, critères obligatoires)

  • Bachelier à orientation économique, commerciale, juridique, communication, gestion ou informatique.
  • Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, merci de nous faire parvenir son équivalence reconnue par l’une des communautés de l’Etat belge.
  • Première expérience professionelle de minimum 2 ans dans une fonction support de projet ou support des ventes.
  • Bonnes connaissances linguistiques :
    • Niveau B2 ou langue maternelle néerlandais
    • Niveau B2 ou langue maternelle français
    • Niveau B1 en anglais
  • Toute langue supplémentaire est un atout
  • Intérêt pour les applications IT et la gestion de base de données.
  • Intérêt pour le commerce international et le développement des PME.
  • Etre proactif.ve, entreprenant.e, flexible, orienté.e solution et résultat, être capable de pouvoir travailler sur plusieurs projets en même temps.
  • Avoir le sens de l’organisation et une bonne résistance au stress.
  • Aimer le contact client et le travail en équipe.
  • Avoir une première expérience en organisation d’événements commerciaux.

Notre offre

  • Un contrat à durée indéterminée.
  • Une rémunération selon les barèmes ABAE du grade B101.
  • Des avantages extralégaux concurrentiels (chèques-repas, 35 jours de congé, prime linguistique, assurance hospitalisation, etc).
  • Un environnement de travail riche et varié.
  • Un lieu de travail agréable et aisément accessible.

Intéressé.e ?         

Pour postuler, vous devez remplir les conditions obligatoires de profil  (identifiées en gras sous le titre “Profil requis”).

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à l’aide du formulaire ci-dessous jusqu’au 04/10/2021 à 14h. Les candidatures tardives ou remises d’une autre manière ne pourront pas être prises en compte.

Formulaire

Afin d’éviter tout problème technique, veuillez respecter les consignes suivantes:

  • Vos fichiers doivent tous être au format PDF
  • Le poids de vos fichiers ne peut excéder 16 MB
  • Le nom de vos fichiers ne doit contenir ni accentsni espaces, ni caractères spéciaux

Nous accordons une valeur extrêmement importante à la confidentialité́ et à la sécurité de vos données à caractère personnel. La politique de protection des données à caractère personnel de hub.brussels vous informe au sujet de la façon dont nous traitons vos données et au sujet de vos droits.

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